Aujourd’hui, les logiciels de dématérialisation des factures s’imposent de plus en plus pour devenir un outil incontournable et indispensable pour les entreprises. C’est une alternative prometteuse pour les traditionnelles factures en papier. Cette numérisation des données et des procédures de facturations permet en effet d’obtenir un gain de temps et de concentrer les activités de l’entreprise sur ses réels potentiels, c’est-à-dire la productivité. Sachant les enjeux économiques de leurs activités, les entreprises optent pour des solutions efficaces afin de développer leurs commerces et leurs activités tout en se servant d’un outil pratique. Ce qui est avantageux pour l’économie, que ce soit national ou international.

Mais c’est quoi un logiciel de dématérialisation des factures ?

Les logiciels de dématérialisation de facturessont un outil qui consiste à traiter, de façon numérique, toutes opérations relatives à la facturation. Il s’agit, en d’autres termes, d’un outil informatique qui prend en compte tant l’établissement des factures que les procédures y afférant.

Par ailleurs, les logiciels de dématérialisation des factures constituent une solution efficace contre les factures traditionnelles qui, entre autres, présentent des inconvénients majeurs.

Aujourd’hui, nous vivons dans l’ère de la technologie. Les entreprises, afin de suivre l’évolution du numérique, entrent dans la numérisation et l’automatisation des tâches. C’est là que le logiciel de dématérialisation des factures entre en jeu. Ce qui permettrait de dépasser les facturations traditionnelles et migrer vers un système de facturation numérique. Cela en enregistrant dans une seule base de données les informations relatives à la procédure. Ce qui permet également d’éviter les contraintes liées à la saisie manuelle et limiter les éventuelles erreurs.

Avantages de ces logiciels

Avant tout, il est à noter qu’une facture dématérialisée n’est pas forcément une facture électronique. Explication : pour qu’il y ait une dématérialisation, un support matériel est nécessaire. Généralement, dématérialiser une facture c’est la scanner afin d’obtenir une version numérique. C’est là que réside tout l’intérêt d’un logiciel spécifique, car la procédure ne consiste pas seulement à faire des archivages numériques. Cet outil permet également de prendre en compte les informations présentes sur le support numérisé et de les analyser afin qu’elles puissent être insérées dans la comptabilité de l’entreprise. Autrement dit, les logiciels de dématérialisation ont pour attributions de détecter, de façon automatique, les factures fournisseurs, entre autres, et d’intégrer les contenus dans les ERP (Enterprise Ressource Planning) ou les logiciels de gestions des ressources de l’entreprise. Également appelés PGI ou Progiciel de Gestion Intégré en français.

Impact sur la productivité et sur le plan financier et économique

L’avantage majeur d’un logiciel de dématérialisation de facture réside sur le gain de temps qu’ils offrent. L’intégration manuelle des informations est une tâche chronographe, car elle nécessite un temps important.

D’un autre côté, il permet d’avoir une comptabilité plus fiable. Car en inscrivant manuellement les données, cela peut causer des erreurs. Des irrégularités dues souvent au stress, à la fatigue, à une mauvaise vue, à un manque de concentration, à une erreur de frappe, etc. Mais grâce au processus de dématérialisation des factures, les erreurs sont évitées. Les informations numérisées sont celles qui sont présentes dans les factures en papier.

Du côté financier, les avantages d’utiliser un logiciel de dématérialisation de facture sont nombreux, si l’on ne cite que la possibilité de mettre ne place des factures numériques. Ce qui permet effectivement de limiter les dépenses liées à la réalisation des factures en papier. Cela en réduisant les dépenses allouées aux supports et aux charges de livraisons.

Bref, le logiciel de dématérialisation de factures est un outil indispensable pour une entreprise. Surtout si elle veut entrer dans un cadre de compétition dynamique et productive.

Voir plus d'articles